Każdy przedsiębiorca, niezależnie od stażu dąży do tego, aby zminimalizować koszty prowadzonej działalności gospodarczej. W większości przypadków nie jest to łatwe – istnieje jednak kilka sposobów na obniżenie comiesięcznych rachunków.
Oszczędności szukaj w... wydrukach
Nie od dziś wiadomo, że eksploatacja urządzeń biurowych to spory wydatek. Zależnie od tego, jaki sprzęt posiadamy, takie będą nasze wydatki. Czym lepsze, bardziej zaawansowane technologicznie maszyny, tym koszty związane z ich codziennym użytkowaniem będą mniejsze. Pod uwagę należy brać nie tylko cenę papieru, ale również tonerów oraz serwisu. W dużych biurach preferuje się zakup jednej porządnej drukarki sieciowej, do której każdy z pracowników będzie miał dostęp ze swojego stanowiska. Zależnie od profilu działalności wybierzmy rozwiązanie, które sprosta wymaganiom klientów – nie wszystkie informacje muszą być drukowane. W wielu przypadkach wystarczy je udostępnić na przykład za pośrednictwem „chmury”.
Outsourcing
Duże firmy oraz korporacje starają się nie zatrudniać specjalistów, chyba że jest im to niezbędne w przypadku rozwoju przedsiębiorstwa. Jeżeli nie zajmujemy się np. szeroko pojętą księgowością, warto sprawy z tym związane powierzyć osobom trzecim – firmie zewnętrznej. Podobnie jest z reklamą czy PR, a nawet IT. Firmy zewnętrzne nie tylko pozwolą nam zaoszczędzić, ale również zapewnią nam usługi na najwyższym poziomie.
Nigdy nie oszczędzaj na jakości
Tanie nie zawsze oznacza dobre. Jeżeli zdecydujemy się na zakup sprzętu wielofunkcyjnego z niższej półki, musimy liczyć się z tym, że jego koszt eksploatacji będzie wysoki. Oprócz tego musimy mieć na uwadze ewentualny serwis maszyny.
Wybierz… chmurę
Przechowywanie danych na własnych serwerach jest stosunkowo drogie, dlatego większość firm przerzuca swoje dane na serwery zabezpieczone przez specjalistów. Funkcjonalność ta umożliwia przetrzymywanie niezliczonej ilości informacji oraz szybką i sprawną komunikację. Decydując się na usługę chmury oszczędzamy zatem na sprzęcie oraz narzędziach IT.
Jeden pogram – wiele zadań
Na rynku znajdziemy wiele programów komputerowych, które umożliwiają nam wykonywanie kilku zadań, bez konieczności włączania dodatkowych aplikacji. Rozwiązanie to przydaje się przede wszystkim w księgowości – program umożliwia nam nie tylko księgowanie i wystawianie faktur, ale również zarządzanie sprawami kadrowo-płacowymi, relacjami z klientami itp.
Grunt to dobry dostęp do Internetu
Oszczędności mają docelowo pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Źle poczynione mogą jednak przysporzyć nam sporo problemów. Każdy przedsiębiorca, który opiera funkcjonowanie swojego biznesu na rozwiązaniach informatycznych, powinien zainwestować w szybkie łącze internetowe. Wbrew pozorom to od prędkości sieci internetowej zależy, czy wprowadzone w firmie rozwiązania przyniosą korzyści w postaci realnych oszczędności. Przykładem może być tutaj wspomniana już chmura. By działała szybko, sprawnie i płynnie niezbędne jest odpowiednie łącze. Gdy tego zabraknie, straty mogą być naprawdę spore.
Nie bój się zrezygnować z usługi na rzecz konkurencji
Chociaż dobre relacje w biznesie są bardzo ważne, każdy z nas powinien mieć na uwadze przede wszystkim dobro prowadzonej przez siebie działalności. Bardzo często zdarza się, że firma, która świadczyła nam dotychczas usługi, zmienia swój cennik, czego kosztem są wyższe rachunki. Raz na jakiś czas warto dokładnie przeanalizować rynek i zobaczyć co oferują nam podmioty konkurencyjne – banki, firmy odpowiedzialne za szeroko pojęty Internet, instytucje zajmujące się sprzątaniem itd.
Narzędzia online
Internetowe narzędzia pozwolą nam szybciej i efektywniej organizować czas współpracowników oraz podwładnych. Doskonałym przykładem jest tutaj kalendarz. Aplikacja ta nie tylko umożliwi nam dokładną analizę tego, co dana osoba ma zaplanowane na poszczególne dni czy godziny, ale również pozwoli szybko i sprawnie komunikować się, a także kontrolować czy dane zadania zostały już wykonane.
Każdy przedsiębiorca powinien szukać oszczędności „z głową”. Jeżeli zaczniemy przekładać produkty gorszej jakości nad tymi z górnej półki, możemy mieć poważne problemy i to nie tylko natury finansowej.
