Audytor przeprowadzający kontrolę w naszej firmie, działa wedle jasno określonych zasad. Aby jego praca nie wpłynęła negatywnie na wizerunek prowadzonej przez nas spółki – powinniśmy należycie przygotować się do jego wizyty. Podpowiadamy na co zwrócić szczególną uwagę.
Czym jest audyt finansowy?
Jest to ocena i kontrola okresowych sprawozdań finansowych i poprawności prowadzonych w firmie rozliczeń. Przeprowadzany jest w celu sprawdzenia bieżących sprawozdań finansowych oraz zlecenia wprowadzenia zmian, które przyczynią się do usprawnień w zakresie finansów firmy. Każdy audyt dostosowany jest do charakteru i działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo. Na rynku jest wiele firm oferujących usługi z zakresu audytu finansowego.
Badanie sprawozdania finansowego
Każde sprawozdanie finansowe, na życzenie przedsiębiorcy, może zostać zbadane przez biegłego rewidenta. W niektórych jednak sytuacjach istnieje konieczność badania rocznych sprawozdań finansowych. Należy pamiętać o tym, że obowiązek taki wynika z ustawy o rachunkowości, a informację kto mu podlega znajdziemy w art 64 ustawy z 29 września 1994 roku.
Powinniśmy pamiętać, że kontrola taka ma na celu sprawdzenie, czy nasze przedsiębiorstwo działa zgodnie z zastosowaną polityką rachunkowości. Jest także podstawą do sporządzenia raportu informującego o tym, czy przedstawiona sytuacja majątkowa firmy jest rzetelna, jasna i przejrzysta. Jest to czynność mająca na celu uwiarygodnienie informacji finansowych i nie tylko.
Jak zlecić audyt finansowy?
Dokument podpisany z jednostką prowadzącą kontrolę powinien zawierać prawa i obowiązki obydwu stron tego skomplikowanego procesu. Należy w nim określić także termin zakończenia badania. Porozumienie musi dotyczyć również tego, że po zakończonej wizycie wystawiona zostanie opinia dotycząca przeprowadzonego audytu. Nie można zapomnieć o tym, aby jasno określona była także jego cena.
Obecność audytora przy inwentaryzacji
Umowę o badanie firmy należy podpisać w takim terminie, aby kontroler mógł wziąć udział w inwentaryzacji jej majątku. Szczególną uwagę należy w tym czasie poświęcić głównie zgromadzonym zapasom i środkom trwałym, którymi dysponujemy. Dzięki temu zaistnieje możliwość, by oceniona została poprawność procedur stosowanych w trakcie remanentu.
Jest to o tyle ważne, że stanowi jeden z elementów opinii na temat środowiska kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwa. Zyskamy dzięki temu szansę na potwierdzenie, że dysponujemy wszystkimi środkami zawartymi w sporządzonym przez nas sprawozdaniu.
Zadbajmy o dobrą komunikację
Aby kontrola mogła zostać przeprowadzona w sposób wzorcowy, nie możemy ignorować wiadomości nadsyłanych przez biegłego rewidenta. Już podczas czynności wstępnych poinformuje nas bowiem o tym, jaki jest cel i zakres badania. Wskaże również, jakie dokumenty powinniśmy do kontroli przygotować.
Konieczne będzie również zapewnienie audytorowi dostępu do tak zwanego śladu rewizyjnego. Zadbajmy o to, by do wszelkich dokumentów księgowych dołączyć wydruki z systemu komputerowego. Pozwolą one bowiem na dokładne prześledzenie danej operacji księgowej. Najczęściej potrzebna jest również pierwsza wersja sprawozdania finansowego albo rachunek zysków i strat.
Zadbajmy o spójną politykę rachunkowości
Biegli na samym początku swojej wizyty chcą zapoznać się z polityką rachunkowości firmy. Koniecznie musi być ona zaktualizowana zgodnie z artykułem 10 Ustawy o Rachunkowości. Dokument powinien zawierać informacje dotyczące zasad przyjętych przez firmę w zakresie podstawowych przepisów. Dotyczą one w szczególności metod wyceny aktywów i pasywów, opisu systemu informatycznego oraz tego, jak chronimy i przechowujemy zbiory księgowe. To elementy niezwykle istotne w trakcie opisywanego badania.
W trakcie prowadzonej kontroli musimy zadbać o to, by naszej uwadze nie umknął najmniejszy szczegół. Ściśle zastosujmy się więc nawet do tych wskazań rewidenta, które mogą początkowo wydawać się zupełnie błahe. Pamiętajmy, że prawidłowo przygotowane sprawozdanie to nie wszystko. Przygotujmy więc do wglądu wyliczenia szacunków, które były podstawą księgowań.
Zapewnijmy także pełny dostęp do ksiąg rachunkowych, sporządzonych umów oraz kosztorysów. Nie zapomnijmy również o pozostałej dokumentacji firmowej, która może mieć jakąkolwiek wartość dowodową. Koniecznie musimy zdać sobie sprawę z tego, że nawet te dokumenty, które uznajemy za mniej znaczące, mogą zaważyć na ogólnej ocenie naszej firmy.
Jeśli możliwie najdokładniej przygotujemy się do audytu, możemy mieć pewność, że sporządzony raport nie wykaże większych uchybień. Dzięki takiej kontroli, uzyskamy wskazówki mające na celu uporządkowanie i poprawę całej rachunkowości firmy. Chociaż takowe audyty nie są wśród pracowników zbyt mile widziane, należy je przeprowadzać od czasu do czasu.