Biznes a epidemia koronawirusa. Jakie są obowiązki przedsiębiorcy, pracodawcy i pracownika?

Zamknięte szkoły, przedszkola, restauracje, kina, a nawet granice. Zagrożenie zakażenia groźnym wirusem to główne tematy rozmów Polaków w ostatnich dniach. Problem mają pracodawcy i pracownicy, którzy nie wiedzą, jakie przysługują im prawa i obowiązki z związku z chorobą i panującym wszędzie wirusem. Czy można pracować zdanie, kogo dotyczy kwarantanna, kto może dostać zasiłek opiekuńczy na czas odwołanych zajęć i ile zarobimy w czasie, gdy pracujemy z domu? Czy należy nam się jakaś rekompensata za przerwaną działalność? Poniżej odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.

Na jakiej podstawie zawieszone są zajęcia w szkołach?

Dzięki tzw. specustawie, czyli specjalnej ustawie dotyczącej szczególnych rozwiązań w walce z epidemią koronawirusa. Dzięki tej ustawie rodzicom dzieci w wieku do lat 8 będzie przysługiwał dodatkowy zasiłek opiekuńczy w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola, szkoły lub klubu dziecięcego.

Jak długo nie będą odbywały się lekcje?

Od 12 marca do 25 marca 2020 roku, z czego pierwsze dwa dni (czwartek i piątek, 12-13 marca) to okres przejściowy. W okresie przejściowym w przedszkolach i szkołach podstawowych nie będą odbywały się zajęcia dydaktyczno-wychowawcze, a jedynie zajęcia opiekuńcze. Od poniedziałku, 16 marca zajęcia zostają zawieszone. Uczniowie nie przychodzą do przedszkola, szkoły, placówki oświatowej.

Komu przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy na czas opieki nad dzieckiem?

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje rodzicom lub opiekunom prawnym dzieci, którzy opiekują się dzieckiem poniżej 8. roku życia. Z zasiłku można korzystać nie dłużej niż do dnia poprzedzającego ósme urodziny dziecka.

Czy okres dodatkowego zasiłku opiekuńczego wlicza się do limitu 60 dni?

Nie. Okresu wypłaty dodatkowego zasiłku opiekuńczego (14 dni) nie wlicza się do ogólnego limitu 60 dni, które przysługują na opiekę nad chorym dzieckiem do lat 14.

Jak uzyskać dodatkowy zasiłek opiekuńczy?

Wystarczy złożyć oświadczenie do swojego pracodawcy. Wzór oświadczenia można pobrać na stronie internetowej ZUS. Pracownik powinien poinformować swojego pracodawcę, zleceniobiorca – swojego zleceniodawcę, a osoba prowadząca działalność pozarolniczą – bezpośrednio ZUS. O chęci pobierania zasiłku można poinformować w dowolnym momencie, ale od tego uzależniona jest wypłata zasiłku. Bez oświadczenia nie jest możliwa wypłata. Zasiłek opiekuńczy oraz dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługują z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Oznacza to, że zasiłki nie obciążają funduszu pracodawców. Nawet jeżeli pracodawca wypłaca zasiłek (w przypadku gdy jest do tego zobowiązany), wypłacone kwoty rozlicza z ZUS.

Jeśli oboje rodzice dziecka pracują, to o dodatkowy zasiłek opiekuńczy może wystąpić jedno z rodziców. Mogą też podzielić się opieką nad dzieckiem w ramach limitu 14 dni. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje rodzicom łącznie przez 14 dni, niezależnie od liczby dzieci wymagających opieki.

Kiedy pracodawca może zlecić tzw. pracę zdalną?

Przepisy zakładają, że w celu przeciwdziałania koronawirusowi pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie obowiązków, w określonym czasie poza miejscem jej stałego wykonywania. To tzw. praca zdalna.

W rozumieniu ustawy za „przeciwdziałanie COVID-19” rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Zatem przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną. Co ważne, leży to wyłącznie w gestii pracodawcy – pracownik może wnioskować o pracę zdalną, jednak pracodawca nie musi wziąć takie wniosku po uwagę.

Jaka jest różnica między pracą zdalną a telepracą?

Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, czyli posiada w domu komputer służbowy i może za jego pośrednictwem pracować. Przykładowo może to być praca wykonywana na komputerze i przesyłana pracodawcy pocztą elektroniczną. Praca zdalna może natomiast polegać na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, Internetu). Przykładowo pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinię odręcznie i przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy. Dobrym sposobem może być wcześniejsze przygotowanie specjalnych teczek biurowych, w których będziemy gromadzić te dokumenty z pracy zdalnej.

Kwestią do ustalenia między pracodawcą a pracownikiem jest rodzaj dokumentacji, która miałaby dotyczyć zleconej pracy zdalnej. Polecenie pracy zdalnej nie musi być wydane na piśmie, ale jak każde inne polecenie służbowe może być wydane ustanie bądź mailem albo sms’em. Pracodawca może potwierdzić to polecenie na piśmie. Nie ulega też zmiana wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi za pełnienie obowiązków zdalnych.

Jakie są zalecenia dla przedsiębiorców na czas stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce?

Zalecenia wydało Ministerstwo Rozwoju w porozumieniu z Głównym Inspektoratem Sanitarnym. To kilkanaście punktów, które każdy przedsiębiorca i zakład pracy powinien w tym czasie wziąć pod rozwagę i możliwie najszybciej wprowadzić w życie. Jakie są zalecenia? Przede wszystkim należy zachować bezpieczną odległość od rozmówcy (1-1,5 metra), a także promować zachowania, dzięki którym kontakt fizyczny ograniczamy do absolutnego minimum: w miarę możliwości kontaktować się z klientami za pomocą urządzeń teleinformatycznych, dokonywać płatności bezgotówkowych (w pewnością przydadzą się bezprzewodowe terminale do płacenia). Należy namawiać pracowników do regularnego i częstego mycia rąk wodą z mydłem lub ich dezynfekcji środkiem na bazie alkoholu (min. 60-procentowym). Przedsiębiorca powinien upewnić się, że pracownicy oraz klienci mają dostęp do miejsc, w których mogą myć ręce mydłem i wodą, a także umieścić dozowniki z mydłem lub innym płynem odkażającym w widocznych miejscach i napełniać je regularnie. Dodatkowo należy wywiesić w widocznym miejscu informacje, jak skutecznie myć ręce oraz upowszechniać wśród pracowników wiedzę z zakresu BHP. W zalecenia dla przedsiębiorców są także informacje o tym, aby zwrócić szczególną uwagę na rekomendacje, aby nie dotykać dłońmi okolic twarzy zwłaszcza ust, nosa i oczu. Warto też przypomnieć zasady higieny kaszlu i oddychania. Podczas kaszlu i kichania należy zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką – jak najszybciej wyrzuć chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce, używając mydła i wody lub zdezynfekować je środkami na bazie wysoko procentowego alkoholu. Pracodawca nie powinien obawiać się zwracać uwagi współpracownikowi i klientom, aby nie kasłał i nie kichał w naszym kierunku.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zadbanie o to, aby pomieszczenia były czyste i higieniczne. To znaczy, że powierzchnie dotykowe takie jak: biurka, stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury, terminale płatnicze), a także wyposażenia magazynów oraz urządzenia do przemieszczania wewnętrznego towarów muszą być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym lub przecierane wodą z detergentem. Natomiast wszystkie obszary często używane, takie jak toalety, pomieszczenia wspólne, powinny być regularnie i starannie sprzątane z użyciem wody z detergentem.

Czy będą możliwości opóźnienia płatności podatków i składek do ZUS?

Ministerstwo Rozwoju zaproponowało pakiet osłonowy, nad którym wciąż trwają prace. Pakiet osłonowy to zestaw propozycji zmian w prawie, które pomogą przedsiębiorcom odczuwającym negatywne skutki związane z rozprzestrzenieniem się koronawiorusa. Najważniejsze ułatwienia mają dotyczyć: ulg w należnościach, w tym udogodnienia w płatnościach podatków i składek ZUS, poprawy płynności finansowej firm (np. instrumenty finansowe dla firm, w tym wsparcie gwarancyjne oraz dopłaty do kredytów), ochrony i wsparcie rynku pracy, m.in. rozwiązania dla firm zmuszonych do przestojów.

Na co konkretnie mogą liczyć przedsiębiorcy według nowej specustawy? Są to przede wszystkim odroczenia w płatnościach polegające między innymi na ułatwieniu rozliczenia VAT (przesunięcia wejścia w życie z 01.04. 2020 na 01.07.2020 r. nowego JPK), wcześniejszych zwrotach VAT, ułatwieniu zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z anulowaniem wycieczek w stosunku do branż dotkniętych skutkami kryzysu. Jeśli chodzi o poprawę płynności finansowej przedsiębiorstw, mogą one liczyć na odliczenia „wstecz” straty od dochodu (tj. straty z 2020 od 2019), czyli stratę poniesioną z działalności gospodarczej w danym roku możemy odjąć od dochodu osiągniętego w ciągu następnych pięciu lat, wsparcia gwarancyjnego oraz dopłat do kredytów (działania BGK), udzielanie pomocy w ramach pomocy de minimis. Obecnie kwota udzielanych przez BGK gwarancji de minimis nie może stanowić więcej niż 60 procent kwoty kredytui przekroczyć kwoty 3,5 mln zł (jednostkowa gwarancja) – postulat zwiększenia gwarancji do 80 procent kwoty kredytu oraz dopłatę do oprocentowania kredytów poprzez rozszerzenie zakresu funduszu klęskowego o epidemię. Z kolei w zakresie ochrony i wparcia rynku pracy zmiany będą dotyczyć skrócenia z 6 do 3 miesięcy – okresu kryzysu, który uprawnia do objęcia wsparciem. Przy czym kryzys oznacza spadek obrotów gospodarczych, sprzedaży towarów lub usług o 15 procent. Natomiast w przypadku przestoju, pracownikom takiego przedsiębiorcy, przysługiwałoby świadczenie z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do wysokości 100 procent zasiłku dla bezrobotnych (823,60 zł) zwiększone o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz wynagrodzenie finansowane ze środków przedsiębiorcy w łącznej wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest też planowane wsparcie w zakresie wypłaty zasiłków chorobowych i opiekuńczych. Na przykład przedsiębiorca z ubezpieczeniem chorobowym, który w związku z koronawirusem nie może wykonywać działalności gospodarczej, otrzyma z ZUS zasiłek chorobowy na ogólnych zasadach, tj. jeżeli otrzyma zwolnienie lekarskie albo decyzję państwowego inspektora sanitarnego o kwarantannie lub izolacji.