Praca zdalna to nowość dla wielu osób, które do tej pory pracowały jedynie w biurze. W obecnych czasach, zdominowanych przez pandemię koronawirusa i ryzyko zakażenia, coraz więcej firm ze względów bezpieczeństwa decyduje się na wysłanie swoich pracowników do domu, by stamtąd świadczyli dla nich pracę. Jednak często home office to wyzwanie dla tych, którzy nie mają doświadczenia. Chodzi głównie o dobrą organizację, znalezienie balansu między życiem prywatnym a zawodowym czy takie przygotowanie miejsca pracy, by nie skończyło się bólem pleców. Zobacz, jak zrobić to mądrze i od razu wprowadź nowe zasady w życie!
Pracy zdalnej jest obecnie bardzo dużo. To nie tylko rozwiązanie dla pracowników, którzy obawiają się epidemii covid-19. Wiele osób pracuje tak od wielu lat w niemal każdym zakątku Ziemi. Do najpopularniejszych prac zdalnych można zaliczyć wszelkie zadania branży IT, pracę redaktorów tekstów, korektorów, dziennikarzy czy copywriterów. Działają tak również osoby obsługujące klientów on-line, sprzedawcy, asystenci i osoby związane z branżą kreatywną (np. montażyści wideo, nagrywający dźwięki). Nie muszą do biura chodzić także ci zatrudnieni jako tłumacze czy zajmujący się obsługą mediów społecznościowych, reklamą i eksperci, oceniający projekty czy wnioski formalne (np. o dofinansowanie ze środków unijnych). Zadań, które można wykonywać zdalnie, jest bardzo wiele! By było łatwiej, ważne jest, aby dobrze taąa pracę zorganizować, a w efekcie możemy skrócić czas pracy do czterech, a nawet trzech dni w tygodniu.
Dobra organizacja
Home office ma wiele zalet, które mogą świetnie wpłynąć na efekty naszej pracy, jakość realizowanych celów, ale i życie prywatne, które może dzięki niej stać się bogatsze. Dlaczego? Nie tracimy czasu na dojazdy do biura, sami organizujemy zadania, czas i miejsce pracy. Mamy większy wpływ na atmosferę i zasady panujące w domowym biurze. Jednak czasem to może stać się wyzwaniem, dlatego mamy kilka rad, jak sobie poradzić z „home officem”.
Plan dnia to podstawa pracy zdalnej. Każdego dnia z samego rana należy ustalić, co chcemy dziś zrobić i ile czasu potrzebujemy na realizację naszego celu. Kolejny krok to zaplanowanie przerw w ciągu dnia, czas na przebranie się, zjedzenie lunchu czy rozmowy z klientami. Dzięki takim podstawom możemy mieć pewność, że uda się nam osiągnąć wyznaczone cele i zrobić dokładnie tyle, ile potrzebujemy, a jednocześnie nie będziemy się zbytnio rozpraszać. Dobrze jest mieć przygotowany harmonogram, rozpisany lub tylko w głowie, ale jednak mówiący dokładnie o tym, co, w jakich godzinach będziemy robić i o której możemy zrobić sobie przerwę. Grafik pozwoli trzymać się ustalonych ram, a jeśli mamy problem z samokontrolą, warto wypróbować jednej z kilku technik pracy zdalnej czy organizacji pracy w ogóle.
Ostatnio popularność zyskuje metoda „pomodoro”. To technika odmierzania czasu pracy i ewentualnych przerw, która wykorzystuje minutnik bądź stoper. Polega na tym, by na stoperze ustawić wygodny dla nas czas pracy, np. 25 minut i w tym czasie należy wyłącznie pracować: nie można zaglądać do mediów społecznościowych, przeglądać interentu, rozmawiać z domownikami czy spoglądać w stronę telewizora. To czas maksymalnego skupienia, po którym następuje krótka, na przykład 5–minutowa przerwa, po czym znów wracamy do pracy na 25 minut. Za pomocą techniki „pomodoro” można zorganizować sobie całodzienny czas pracy, który będzie efektywny i owocny. Łatwiej będzie też mierzyć czas pracy potrzebny do wykonania określonego zadania.
Co ważne, nie warto podczas pracy zdalnej zostawać w piżamie na cały dzień. Nawet jeśli nie planujemy spotkań on-line czy wideokonferencji. Codzienny dres, ulubiona piżama czy chodzenie w domowych ubraniach jest bardzo demotywujące i często rozprasza, odciągając nas od właściwych zadań. Dowiedli tego psychologowie, którzy mierzyli wydajność w pracy zdalnej osób, które się do niej przygotowały, i tych, którzy zupełnie zmieniali dotychczasowe przyzwyczajenia poranne. Okazało się, że bardzie efektywne w pracy są osoby, które ubierają biurowe zestawy (nawet jeśli to jedynie casual), nakładają makijaż, przygotowują wyjściową fryzurę czy dopełniają codziennych rytuałów – tych towarzyszących im również przed koniecznością zmiany tradycyjnego biura na home office. Dodatkowym plusem jest to, że w razie nagłego spotkania czy wideokonferencji, jesteśmy do niego przygotowani i w każdej chwili możemy spotkać się z klientem, prezentując nienaganny styl i szacunek do naszego kontrahenta. Nawet podczas rozmowy przez telefon.
Kolejna dobra rada to unikanie rozpraszaczy, których w domowym zaciszu nie brakuje. Mamy tu na myśli grający telewizor, radio, newsy w internecie czy mediach społecznościwoych i innych domowników, nie zawsze zajętych pracą i rozumiejących naszą potrzebę skupienia (chodzi tu głównie o małe dzieci, które wymagają dużo uwagi i troski). Jednak w roli rozpraszaczy „świetnie” spełniają się również obowiązki domowe takie, jak nieumyte naczynia, niewstawione pranie, bałagan w domu lub konieczność przygotowania posiłków. By nie rozpraszać się tymi sprawami, trzeba być na bieżąco i poważne traktować domowe obowiązki, by nie kusiły w czasie pracy (tak, w obliczu nowych keysów i zadań, nawet zmywanie podłogi może okazać się świetnym pomysłem!). Dobrze jest też mieć pod ręką przekąski czy kawę lub herbatę, bo co chwilę nie biegać do kuchni po coś do zjedzenia.
Biuro w domu
Nie tylko właściwa organizacja czasu i zajęć ma duże znaczenie dla pracy zdalnej. Bardzo ważne jest bowiem świetnie przygotowanie miejsca pracy – fizycznego biura w domu. Home office dobrze zorganizowany to taki, który przypomina na co dzień nasze biuro. Powinno w nim znaleźć się wygodne biurko, krzesło biurowe z oparciem dopasowane do naszych potrzeb, właściwe oświetlenie i wyciszenie tego miejsca. Oczywiście, nie jest to bardzo łatwe zadanie, jednak warto poświęcić mu nieco czasu, bo naprawdę ma ogromne znaczenie dla naszego komfortu pracy.
Idealna sytuacja to taka, w którym możemy zamknąć się w oddzielnym pomieszczeniu, gdzie nie będą rozpraszać nas inni domownicy, telewizor czy wrzawa panująca za oknem. I nie powinna być to w żadnym wypadku sypialnia, gdyż badania naukowe dowodzą, iż bardzo często praca blisko przestrzeni wypoczynkowej prowadzi do trudności ze spaniem, małej efektywności w pracy i nawet obciążeń psychicznych (brak wyraźnego rozdzielenia strefy pracy i strefy relaksu). Jednak większość z nas nie ma w mieszkaniu dodatkowego pokoju, w którym może urządzić sobie gabinet, dlatego warto rozważyć przearanżowanie domowej przestrzeni na podręczne biuro. Jeśli nie mamy biurka ani miejsca na nie, swój zdalny gabinet możemy przygotować na stole kuchennym – stół powinien być wysprzątany po to, by nie rozpraszał nas codzienny harmider. Dodatkowo, w tym miejscu powinien znaleźć się nasz fotel biurowy, na którym pracuje się nam najwygodniej. Niektóre firmy zezwalają na zabieranie do domu foteli z biura – w przeciwnym wypadku warto zainwestować w porządny fotel, dzięki któremu nie będą nas bolały plecy ani kręgosłup. Jeśli nie jest to rozwiązanie dla nas, koniecznie wybierzmy najwygodniejsze krzesło w domu z dobrym oparciem i miękkim siedziskiem. Wtedy, przynajmniej czasowo, świetnie sprawdzi się w roli fotela biurowego. Pamiętajmy, że nie warto pracować na kanapie czy w łóżku. Te pozycje są bardzo wymagające dla naszych pleców, szczególnie w sytuacji, gdy w jednej pozycji spędzamy niemal cały dzień. Niezwykle istotnym aspektem pracy w domu jest znalezienie w swojej przestrzeni takiego miejsca, by po zakończonej pracy móc je opuścić. Siedzenie cały dzień w jednym miejscu nie jest zdrowe, również z punktu widzenia ludzkiej psychiki. Dlatego po zakończonej pracy koniecznie trzeba przynajmniej na jakiś dłuższy czas odejść od „zdalnego” biura – zmienić klimat i miejsce, by fizycznie i psychicznie poczuć, gdzie jest granica między pracą a życiem domowym.
Jak już wspomnieliśmy, ważne jest też właściwe oświetlenie. Dobrze korzystać z naturalnego światła dziennego, o ile to możliwe, ale we wczesnych godzinach rannych lub podczas pracy wieczorami należy zadbać do dodatkowe źródła światła. Dobra lampka biurkowa nie tylko pomoże naszym oczom, zmęczonym od patrzenia w ekran monitora, ale i będzie powodowało, że nie będzie się nam chciało spać. W sytuacji, gdy łóżko jest tak blisko, taka lampka jest na wagę złota! Ponadto na naszym domowym biurku nie może zabraknąć sprzętu niezbędnego w pracy, czyli oprócz komputera i telefonu służbowego, mogą to być między innymi: drukarka biurowa, materiały piśmiennicze, notesy i segregatory. Ciężko codziennie przenosić je na stół kuchenny, dlatego dla wielu osób rozwiązaniem jest trzymanie tych akcesoriów biurowych na regale z kółkami, który dowolnie można przemieszczać po całym mieszkaniu (może być to np. popularny kontenerek biurowy).
Cyfrowe narzędzia przydatne w pracy zdalnej
W pracy zdanej ważny jest nie tylko zdrowy rozsądek, właściwa organizacja i dobre miejsce pracy, ale i narzędzia, które świetnie nam te zdania uporządkują i ułatwią komunikację z innymi. Narzędzi do pracy zdalnej jest bardzo, bardzo dużo, a my przedstawiamy te, które są sprawdzone przez setki firm i osób na całym świecie.
Slack to świetny program on-line’owy do planowania zadań zespołu, wymiany uwag i rozmów. Dostępny jest bezpłatnie, a korzystanie z niego jest bardzo intuicyjne. Bezpłatną, podstawową wersję warto również rozważyć przy korzystaniu z Trello, które jest wirtualnym kalendarzem i mapą pomysłów dla całego zespołu, grupy ludzi, a nawet klientów. Do robienia notatek i dzielenia się z innymi członkami grupy roboczej polecamy Evernote. A w przypadku, gdy w pracy zdalnej potrzebny jest częsty kontakt i wideo rozmowy, dobrze jest zainstalować na swoim służbowym sprzęcie Skype lub Microsoft Teams, czyli aplikację w chmurze, umożliwiającą tworzenie spotkań, a jednocześnie korzystanie z przydatnych programów Microsoftu, jak Word, Power Point czy Excel. Do wideokonferencji, w których udział bierze wiele osób, przydaje się również Zoom, pozwalający udostępniać zawartość swojego komputera, widok ekranu, a nawet przekazać komuś możliwość dokonywania zmian na dysku.
Z kolei do przesyłania i przechowywania dokumentów przydatne mogą się okazać wirtualny dysk Google lub Dropbox. Przewagą dysku Google jest to, że jest bardzo pojemny, jednocześnie może na nim pracować kilka osób, a każda z nich widzi dokładnie, kto i gdzie pracuje – na jakich plikach, jakie są wprowadzane zmiany. To znacznie ułatwia pracę i pozwala rozdzielić zadania tak, by nikt nie wchodził nikomu w drogę.
