Wielu przedsiębiorców na pewnym etapie rozwoju biznesu zmierzy się z organizacją spotkań dla mediów. Przygotowanie konferencji prasowej nie jest jednak sprawą łatwą, zarówno pod kątem organizacyjnym jak i merytorycznym. Przyjrzyjmy się temu, jakie kroki należy po kolei podjąć.
Określ cel konferencji
To najważniejszy krok, który należy podjąć w pierwszej kolejności. Musimy zdać sobie sprawę z tego, że powód, dla którego zwołaliśmy konferencję prasową powinien być naprawdę ważny. Dodatkowo musi być istotny nie tylko dla samej firmy i jej pracowników, ale także najbliższego otoczenia. Informacja ta powinna być interesująca także, a może przede wszystkim, dla opinii publicznej. Musimy również pamiętać, by podczas wypowiadania się dla mediów przekazywać im tylko prawdziwe i obiektywne informacje.
Oszacuj koszty związane z organizacją wydarzenia
Decydując się na spotkanie z mediami dobrze jest sporządzić plan dotyczący wydatków z jakimi musimy się liczyć. Należy sobie zdać sprawę z tego, że będzie on większy, jeśli wydarzenie zorganizujemy poza siedzibą firmy. Koszty mogą wtedy drastycznie wzrosnąć. Należy zadbać także o przygotowanie materiałów konferencyjnych, wynająć czy też należycie przygotować sprzęt audiowizualny, taki jak rzutnik czy tablice do wyświetlania.
Powinno się też zadbać o dobrej jakości catering, bo przedstawiciele mediów często zwracają na to baczną uwagę. W zależności od tego, jakiej narodowości będą nasi rozmówcy, a także osoby uczestniczące w konferencji – zadbajmy również o tłumacza.
Ustal liczbę gości i termin spotkania
Musimy mieć pełną świadomość tego, jak dużej liczby gości możemy się spodziewać. Oprócz samych przedstawicieli mediów uwzględnijmy także osoby reprezentujące władzę, a także wszystkich tych, którzy pojawią się na konferencji jako wolni słuchacze. Swoją obecnością mogą zaskoczyć nas także eksperci z danej branży i inne ważne osobistości. Przygotowując salę konferencyjną wszystkie te osoby należy uwzględnić.
Kolejnym krokiem powinno być wybranie terminu, w którym planujemy zorganizować opisywane spotkanie. Przyjmuje się, że tego typu wydarzenia organizuje się w dniach od wtorku do czwartku w godzinach 10.00-12:00 i 15:00-17:00, zaś w piątki właściwymi godzinami będą 10:00-13:00. Upewnijmy się także, że nasze wydarzenie nie koliduje z innym, równie ważnym, dzięki czemu media znacznie tłumniej pojawią się na spotkaniu z nami.
Zaplanuj część merytoryczną
Nie możemy pozwolić na to, by naszą konferencją rządził przypadek, dlatego powinniśmy sporządzić dokładny jej plan. W takim dokumencie należy zawrzeć przede wszystkim kolejność wystąpień, jak również sposób usadzenia gości. Ustalmy, kto będzie ich witał i wskazywał miejsca, które powinni zająć. Dzięki temu unikniemy chaosu i braku poczucia odpowiedzialności poszczególnych osób za dopilnowanie tych kwestii.
Sporządźmy ponadto listę możliwych pytań, które mogą paść ze strony prasy i telewizji. Musimy mieć pełną świadomość tego, jakich odpowiedzi udzielić na zadawane pytania. Przygotujmy sobie także najistotniejsze dokumenty, które będą dla nas nieocenioną pomocą w chwili, gdy przyjdzie nam zmierzyć się z bardziej złożonymi zagadnieniami. Podczas takich wystąpień nie ma bowiem miejsca na improwizację.
Zwracaj uwagę na szczegóły
To niewiarygodne, jak wiele ważnych spraw może umknąć nam w trakcie planowania tak dużego wydarzenia. Nie pozwólmy na to, by jeden drobny błąd zaważył na jego całokształcie. Może się to wydać dziwne, ale niczego nie możemy być pewni. Nie zakładajmy żadnego scenariusza odgórnie.
Sprawdźmy, czy mikrofony zostały podpięte do prądu, a krzesła są w dobrym stanie. Musimy mieć także pewność, że serwowany poczęstunek jest świeży i nikomu nie zaszkodzi. Przede wszystkim jednak zachowajmy spokój, dzięki któremu, gdy coś pójdzie nie tak, wyjdziemy nawet z najgorszej opresji.
Jak widać przygotowanie do konferencji prasowej nie jest sprawą łatwą. Wymaga dużego zaangażowania ze strony osób, które są odpowiedzialne za jej organizację. Pamiętajmy o tym, aby każdy kolejny krok był dobrze przemyślany i zapisany w postaci planu. Dzięki temu nasza konferencja prasowa ma ogromną szansę zakończyć się sukcesem.
