Polskie firmy coraz bardziej odczuwają potrzebę wprowadzania systemów informatycznych klasy ERP (enterprise resource planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Wzrasta ilość właścicieli, którzy zdają sobie sprawę, że rozwiązania te pozwolą na połączenie dotychczas rozdzielonych procesów zachodzących w firmie. Jak skutecznie wybrać i po co w ogóle wdrażać taki system?
Cel wdrożenia systemu ERP
Wprowadzenie systemu klasy ERP zmienia oblicze zarządzania firmą. Pozwala na kontrolowanie zarówno kosztów, jak i wszystkich procesów zachodzących w firmie. Gwarantuje bezpieczne przechowywanie poufnych danych i lepszą komunikację między pracownikami. Zwiększa tym samym wydajność ich pracy oraz rezultaty finansowe przedsiębiorstwa poprzez usprawnienie działania w różnych jego działach. Klienci są lepiej obsługiwani i bardziej zadowoleni, dzięki czemu firma przynosi zyski i utrzymuje dobrą pozycję na rynku.
Wprowadzenie ERP w pięciu fazach
Przygotowanie projektu wymaga zebrania zespołu osób odpowiedzialnych za cały proces. To zarówno pracownicy firmy, która tego systemu potrzebuje, jak również specjaliści IT, którzy system stworzą i wdrożą.
Następnie, konieczne jest sporządzenie planu, który usystematyzuje prowadzone prace. Posłuży on do weryfikacji potrzeb klienta i działań, które je zaspokoją. Dobrze rozpisany schemat działania pozwala na personalizację systemu ERP na potrzeby danej firmy.
Na tym etapie wprowadza się wersję testową, gotową do użytku, która będzie w dalszym procesie modyfikowana. Po szczegółowym opisie zmian zgłoszonych przez docelowego użytkownika następuje faza trzecia.
Na tym etapie weryfikuje się prototypową, pierwotną wersję systemu ERP. W trakcie trwania tej fazy wprowadzane są zmiany ustalone w koncepcji wdrożenia. To najbardziej wzmożona praca specjalistów IT, którzy dokładają wszelkich starań, aby spełnić ustalone wymagania. W kolejnym kroku wprowadzone modyfikacje są testowane przez firmę. Praca trwa do momentu, gdy nie zgłasza się już żadnych zmian.
Kolejną, czwartą już fazą, jest przygotowanie do startu produktywnego. W tym czasie pracuje się nad instalacją i konfiguracją serwera, aby można było zainstalować na nim system ERP. Wtedy też sporządzana jest instrukcja systemu, z której użytkownik będzie korzystał w celu właściwego posługiwania się nim. Szkoleni są także wszyscy pracownicy firmy, którzy będą docelowo odpowiedzialni za jego właściwe działanie. Końcowym działaniem w tej fazie wdrożenia systemu ERP jest zatwierdzenie gotowości do jego uruchomienia.
Ostatnia, piąta faza procesu wdrożeniowego to start produktywny. Pracownicy firmy zaczynają korzystać z systemu, wprowadzając dokumenty i wykonując raporty. W tym samym czasie konsultanci IT – dostawcy systemu – pomagają w płynnej jego obsłudze, rozwiązując bieżące problemy. Okres ten trwa najczęściej kilka tygodni i po jego upływie firma w pełni zmienia system zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.
Co wpływa na skuteczność wprowadzenia systemu ERP?
Przede wszystkim dowiedz się jak działają firmy, które prowadzą wdrożenia. Dobrze przemyśl, czego oczekujesz od systemu ERP wprowadzanego w Twojej firmie. Czuj się odpowiedzialny za to, jak będzie przeprowadzony cały proces i zaangażuj się we wszystkie etapy wdrażania. Świadomie wybierz dostawcę rozwiązań klasy ERP. Dbaj o właściwą komunikację zarówno z firmą wdrożeniową, jak i swoimi pracownikami. To usprawni cały proces.
Przygotuj zespół do wprowadzanych zmian. Spraw, aby wszyscy zrozumieli, o co chodzi w całym procesie i zaangażuj ich w te działania. Spraw, żeby cały zespół działał jak jeden organizm, zapewniając mu właściwe szkolenia z nowo wdrażanego systemu. Jasno określ, czego oczekujesz od pracowników po wprowadzeniu zmian.
Nie zapomnij w żadnym wypadku o tym, aby zapytać poszczególne działy firmy, czego od systemu oczekują jego pracownicy. To ułatwi rozmowy z dostawcą i zaoszczędzi ewentualnych problemów w przyszłości. Pozwoli też na budowanie dobrej atmosfery w firmie. Wspólna odpowiedzialność wszystkich – zarówno zarządu, jak i pracowników sprawi, że zaobserwujesz, większy niż kiedykolwiek, wzrost produktywności całego przedsiębiorstwa.
Właściwie wybrany i profesjonalnie wdrożony system ERP może okazać się sporą inwestycją. Jest jednak nieoceniony w procesie rozwoju przedsiębiorstwa. Pamiętaj, że dzięki rozwiązaniom informatycznym tej klasy, firma ma większe szanse odnieść rynkowy sukces.