Na pracodawcach spoczywa wiele ważnych obowiązków, zarówno względem urzędów jak i pracowników. Jednym z ważniejszych jest konieczność ubezpieczenia pracujących w zakładzie ludzi. W poniższym artykule opisujemy, jak prawidłowo tego dokonać.
Ubezpieczenie pracownika wymagane przez polskie prawo
Wedle kodeksu pracy, pracownicy podlegają ubezpieczeniu chorobowemu, wypadkowemu, emerytalnemu i rentowemu. Dodatkowymi świadczeniami są te odprowadzane na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Pracodawca powinien zgłosić podległych mu ludzi do ubezpieczenia wraz z dniem nawiązania stosunku pracy. Na wykonanie tego ważnego kroku ma jednak 7 dni. Taki bufor bezpieczeństwa przewidział ustawodawca w finalizowaniu opisywanych formalności.
Wypełnienie właściwego formularza
W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, pracodawca musi wypełnić druk ZUS ZUA. Podpisując umowę zlecenie z osobą, której zostaną zlecone prace, także muszą być odprowadzane odpowiednie składki. Taki obowiązek spoczywa na właścicielu zakładu, w chwili, gdy praca w nim jest dla osoby zatrudnionej jedynym źródłem utrzymania. Wyjątkiem są osoby będące uczniami lub studentami do 26. roku życia, które nie podlegają tym przepisom.
Naliczanie składek
Obliczanie wysokości składki na ubezpieczenie społeczne jest obowiązkiem pracodawcy, którego musi dopełnić do 15 dnia następnego miesiąca. W tym samym czasie trzeba przekazać do urzędu deklarację ZUS DRA wraz z dołączonymi do niej raportami miesięcznymi ZUS RCA. Za nieterminowe wpłaty do ZUS pracodawcy grozi kara w wysokości nawet 5000 złotych. Musi on liczyć się także z odsetkami, które mogą zostać naliczane za każdy dzień zwłoki we wpłaceniu składek.
Błędy popełniane w dokumentach zgłoszeniowych
Jeśli zaistnieje konieczność korekty w zgłoszeniu pracownika do ubezpieczenia, jesteśmy zobowiązani tę informację zawrzeć na odpowiednim druku. Wszelkie wymagane zmiany należy wprowadzać możliwie jak najszybciej. Ważne jest, aby ZUS posiadał aktualne dane adresowe ubezpieczonego oraz poprawny kod pocztowy, miejscowość zamieszkania oraz gminę czy dzielnicę. Korekt należy dokonać także w przypadku wymiany dokumentu tożsamości pracownika.
Jeśli do modyfikacji danych wezwie nas ZUS, wtedy na ich dokonanie mamy 7 dni od otrzymania odpowiedniego pisma. Wszelkich zmian i korekt należy dokonywać za pośrednictwem formularza ZUS ZUA. Wyjątkiem są te wprowadzane w zakresie danych identyfikacyjnych (numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego, nazwisko i pierwsze imię czy data urodzenia). Ich korektę należy zgłosić na podstawie dokumentu o oznaczeniu ZUS ZIUA. Pamiętajmy o tym, chcąc uniknąć kłopotów z formalnościami urzędowymi.
Dodatkowe ubezpieczenia pracownicze
Oprócz zapewnienia pracownikom ubezpieczenia ze strony ZUS, pracodawca może zabezpieczyć swoich podwładnych dodatkowo. To, jakie ponadnormatywne świadczenie wybierzemy, zależy od wielu zmiennych. Ważne by było ono elastyczne i dawało szansę na modyfikowanie jego zakresu w zależności od sytuacji firmy. Istotne jest także to, by różnicować ubezpieczenie pracownicze od zakresu obowiązków danego stanowiska pracy.
Dla pracowników fizycznych bardzo ważna będzie ochrona przed skutkami nieszczęśliwych wypadków. Dla biurowych istotne może okazać się z kolei to, by mieli oni możliwość włączenia do świadczeń członków swoich rodzin. Pamiętajmy o należytym sprawdzeniu danego towarzystwa ubezpieczeniowego. Aby mieć pewność, że pracownicy zostaną objęci kompleksową ochroną, musimy wybrać takie, które działa sprawnie, żeby w razie zaistniałej szkody nie było problemu z wypłatą świadczenia.
Ubezpieczenie pracownika wiąże się z wypełnieniem wielu skomplikowanych druków, których złożenie musi nastąpić w wyznaczonym przepisami terminie. Warto o tym pamiętać, bo za zwłokę naliczane są dotkliwe kary. Warto pomyśleć także o dodatkowym ubezpieczeniu, jako proficie ze strony pracodawcy, co z pewnością zostanie docenione przez zespół pracowniczy. Grupowe ubezpieczenia są bowiem korzystniejsze zarówno pod względem ceny jak i warunków w nim zawartych.
