Jeśli chcemy, aby nasza firma działała efektywnie, ale jednocześnie nie generowała dużych wydatków, powinniśmy nieprzerwanie szukać sposobów na oszczędności. Podpowiemy Wam, jak nie przepłacać podczas zakupu materiałów eksploatacyjnych dla przedsiębiorstwa. Nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać.
Minimalizowanie wydatków zacznij od biura
Okazuje się, że dużą część opłat związanych z prowadzeniem własnej działalności pochłaniają koszty związane z funkcjonowaniem biura. Poza kwestią samego wynajmu pomieszczeń, chodzi również o zużycie materiałów eksploatacyjnych. Zużywamy spore ilości papieru wykorzystywanego podczas sporządzania dokumentacji, a przy tym także sporo tuszu lub zasobów tonera laserowego.
Aby uchronić się przed nadmiernymi wydatkami, możemy zdecydować się na przeniesienie części dokumentów do „chmury”. To użyteczne w dzisiejszych czasach rozwiązanie, pozwalające zaoszczędzić duże ilości papieru oraz wspomnianych wcześniej materiałów wykorzystywanych do przygotowywania dokumentacji w wersji drukowanej.
Wiadomo, że im więcej mamy kontrahentów, tym bardziej powiększa się nasze archiwum, ponieważ wzrasta ilość przygotowywanych przez nas faktur. Tutaj z pomocą przychodzi ich elektroniczny odpowiednik. E-płatności cieszą się dużym zainteresowaniem ze strony przedsiębiorców. Takie rozwiązania stosowane są przede wszystkim przez operatorów sieci komórkowych. To oni najczęściej wysyłają do nas maile bądź sms-y, zamiast tradycyjnej korespondencji z informacją na przykład o zaległym rozliczeniu.
Optymalizacja kosztów podczas zakupu materiałów eksploatacyjnych
Wiadomo, że mimo skorzystania ze środków takich jak wspomniane rachunki elektroniczne czy technologia Cloud (wspomniana wcześniej "chmura"), nie wyeliminujemy zupełnie z obiegu dokumentacji papierowej. Jeśli jesteśmy zmuszeni do kupna materiałów papierniczych, wpiszmy je w koszty uzyskania przychodu z prowadzonej działalności.
Dobrym rozwiązaniem są także wspólne zakupy, realizowane z innymi firmami. Wiadomo, że kupując u jednego dostawcy większą ilość artykułów, mamy szansę na uzyskanie korzystniejszych cen. Jeśli zdecydujemy się już na takie rozwiązanie, pamiętajmy o tym, aby zaopatrywać się w hurtowniach.
Zapewnią nam bowiem o wiele bardziej atrakcyjne ceny niż sklepy detaliczne. Przed zakupem zastanówmy się jednak dobrze, czy faktycznie wszystkie kupowane materiały są dla nas niezbędne. Może znajdą się takie, które można wyeliminować z listy zakupów, aby ograniczyć koszty?
Oryginalne tusze czy zamienniki?
Jak już wspomnieliśmy, dokumentacji papierowej nie da się zupełnie wykluczyć. Są takie obszary działania firmy, w których jest ona niezbędna. Kartki do drukarki stają się więc jednym z dwóch nieodzownych elementów wyposażenia każdego biura. Niewiele więcej da się zrobić, aby na nich zaoszczędzić. Można zdecydować się jedynie na obniżenie ich jakości. Pomocne będzie również drukowanie pism przy pomocy funkcji duplex (automatyczny druk dwustronny).
Jakie postanowienia podjąć z kolei podczas zakupu materiałów eksploatacyjnych do drukarek? Do wyboru mamy dwie możliwości: kupowanie oryginału o większej niż dotychczas pojemności lub zakup zamiennika. Przedstawimy pokrótce zalety i wady każdego z tych rozwiązań.
Kupując tusz dedykowany będziemy mieć pewność, że będzie on mało awaryjny. Trzeba zauważyć także, że sygnowany znakiem producenta kartridż zapewni nam wysoką jakość wydruków. Ostatnim argumentem przemawiającym za jego kupnem jest to, że będzie on bardziej niezawodny od tańszego odpowiednika. Substytuty odpowiadające oryginalnym tuszom będą bardziej awaryjne niż tusze zalecane przez producenta. Ich niewątpliwą zaletą będzie jednak ich niska cena.
Jak widać istnieją realne szanse na wprowadzenie oszczędności we własnej firmie. Podczas zakupu materiałów eksploatacyjnych powinniśmy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Podejmowane przez nas decyzje powinny być rozważne i gruntownie przemyślane, bowiem każdy popełniony przez nas w tym zakresie błąd, będzie odczuwalny dla finansów przedsiębiorstwa.
