Właściciele firm mają na co dzień wiele zmartwień. Muszą zajmować się zdobywaniem zleceń, sprawami zatrudnienia i rozpatrywaniem reklamacji. W zakresie ich obowiązków znajduje się też ustalanie firmowego budżetu. W ich dobrze pojętym interesie jest to, by zaplanować wydatkowanie środków, którymi dysponują. Jak powinni w sposób profesjonalny projektować budżet i na czym to polega?
Zapewnienie środków na rozwój
Przede wszystkim w trakcie planowania budżetu przedsiębiorstwa trzeba zadbać o jego dynamizację. Niesłychanie istotne jest równocześnie to, by utrzymać w tym czasie płynność finansową. Aby osiągnąć obydwa cele, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy prowadzenie biznesu nadal jest opłacalne.
Jest to szczególnie ważne wtedy, gdy czasy, w których odbywa się praca, są niestabilne i następuje spowolnienie gospodarcze. Dlaczego? Bo wraz ze spowolnieniem gospodarki spada także popyt na świadczone usługi i sprzedawane towary. Trzeba zatem przewidzieć, czy lepszym rozwiązaniem będzie przyspieszenie działań, wyprzedzenie konkurencji i postaranie się o wyższe zyski, czy też szukanie oszczędności w tym trudnym czasie.
Budżet ilustracją finansów firmy
Dobrze rozplanowany budżet jest konieczny, żeby w pełni kontrolować spółkę. Widać wtedy, ile przynosi zysków i jakie są jej wydatki. To z kolei daje szansę na ciągłą i dogłębną analizę sytuacji finansowej. Ta pokazuje, co generuje największe koszty i wymaga modernizacji lub optymalizacji. Jeśli w toku analizy finansowej okaże się, jaki jest stosunek zakładanego planu do tego, co wynika z budżetu – trzeba będzie wyciągnąć wnioski. Te natomiast będą bodźcem do wprowadzenia właściwych zmian.
Celowość prowadzonych działań
Trzeba pamiętać o tym, że planowanie zawsze nastawione jest na konkretny cel. Ma wskazać, co chce się osiągnąć przez podejmowane w kolejnym roku działania. Ukazuje również, na co przede wszystkim należy przeznaczyć posiadane środki. Można określić jako priorytet spłacenie zaciągniętego kredytu, zakupienie nowych maszyn lub zmodernizowanie budynku, w którym mieści się firma. Ten cel musi być główną wytyczną podejmowanych akcji.
Planowanie na podstawie tabeli
Trzeba zadbać o to, by tworzony plan był możliwie jak najbardziej przejrzysty. Zagwarantuje to odpowiednio sporządzony schemat lub zbiór danych w formie tabelarycznej. W jednej kolumnie należy wpisać wydatki, w drugiej zaś – dochody. Analizę trzeba rozpocząć od pierwszej części zestawienia. Powinno się pamiętać o tym, że dużą część kosztów stanowi utrzymanie pracowników: ich wynagrodzenia, odprawy i premie. W tej kolumnie należy uwzględnić też opłaty stałe i wszystkie planowane inwestycje, a także fundusze przeznaczone na promocję i dodatkowe profity dla kadry pracowniczej.
Wypełniając z kolei drugą część tabeli, konieczne jest wypisanie planowanych wpływów. Najlepiej byłoby, gdyby szacunki te były możliwie jak najbardziej racjonalne. Nadmierny optymizm może bowiem doprowadzić do upadku firmy. Warto zatem porozmawiać z obecnymi kontrahentami o ich planach wobec przedsiębiorstwa. Konieczne jest także poszukiwanie nowych klientów. Powinno się przy tym zadbać o terminową realizację zamówień – jakiekolwiek straty z powodu niewywiązania się z umów są niemile widziane.
Unikanie podstawowych błędów przybliża do celu
By ustrzec się przed pomyłkami w trakcie dokonywania wyliczeń, wypada pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim warto oprzeć się na danych z zeszłego roku rozliczeniowego. One pokażą, jakie odnotowano wtedy przychody i jakie były poniesione koszty. Trzeba także racjonalnie ocenić, jakie składano w naszej firmie zamówienia. Warto wtedy wziąć pod uwagę fakt, że spowolnienie gospodarcze, które potencjalnie może wystąpić, uszczupli wpływy do firmowej kasy.
Niezbędne jest wykazanie się dużą elastycznością w wydatkowaniu posiadanych środków. Trzeba zatem tak opracować strategię firmy, aby możliwe były jej niewielkie modyfikacje. Nie można także zapomnieć o konkurencji. Z tego względu dobrze jest przeprowadzić badanie rynku. Wtedy stanie się jasne, czy nie należałoby tak zmodyfikować oferty firmy, by stała się ona bardziej konkurencyjna i nie notowała potencjalnych strat z powodu utraty zleceń.
Zaplanowany budżet musi być przede wszystkim realny. Powinien uwzględniać wszystkie zmienne, z którymi można spotkać się w trakcie prowadzenia działalności. Winien też być odpowiednio elastyczny. Wtedy zyskamy względną pewność, że firma utrzyma się na rynku i nadal będzie generować zyski.
