Jak złożyć firmę i nie zwariować? [PORADNIK POCZĄTKUJĄCEGO BIZNESMENA]

Wiele osób marzy o własnym biznesie. Jednak założenie firmy, jej prowadzenie i utrzymanie na rynku nie jest najłatwiejszym zadaniem. Dlatego przygotowaliśmy dla Was plan biznesowy krok po kroku, dzięki któremu będziecie mieli większą szansę na sukces. I to niezależnie od tego, jaki biznes planujecie prowadzić. Do dzieła!

Zanim zaczniesz…

O sukcesie firmy decyduje wiele zmiennych, na które nie zawsze mamy wpływ. Wiele zależy od szczęścia, dobrego momentu na danym rynku czy w danej branży, ale też od tego, jak zaplanujemy poszczególne działania rozkręcające firmę. Nie bez znaczenia jest posiadana przez nas wiedza o biznesie, danej branży, która pozwoli podejmować nam właściwe decyzje. Świetnie w tym pomogą nie tylko odpowiednio dobrane książki o prowadzeniu działalności gospodarczej, ale także doświadczenie, które możemy zdobyć po prostu pracując w danym segmencie gospodarki – u kogoś innego. Dobrym pomysłem jest także podglądanie innych firm, by zorientować się, o co chodzi, ale też czytanie blogów, oglądanie specjalistycznych podcastów czy uczestnictwo w rozmaitych konferencjach biznesowych. Gdy zdobędziesz odpowiednią wiedzę, gruntowną motywację i będziesz czuł się na siłach, zastanów się, jak dobrze zacząć.

Zróbmy dobre rozeznanie na rynku, czy nasz produkt lub usługa są faktycznie potrzebne. Pytajmy znajomych, sąsiadów, współpracowników, a nawet znajomych znajomych. Możemy stworzyć ankietę, którą udostępnimy w mediach społecznościowych. Zbierajmy, jak najwięcej opinii i tak zwanego feedbacku, dzięki czemu łatwiej będzie nam poruszać się wśród naszych klientów i ich potrzeb. Słuchanie swoich klientów, nawet tych potencjalnych, pozwoli nam znacznie lepiej wpasować się w ich wymagania i stworzyć taki produkt czy usługę, jakiej dokładnie poszukują. A to z pewnością przełoży się na nasze wyniki finansowe.

Ustalmy też, jaki jest nasz klient docelowy – ile ma lat, gdzie mieszka, jaki ma budżet, sytuację życiową, potrzeby i zachowania zakupowe, również te dotyczące usług. To z łatwością pozwoli nam łatwiej zaplanować kampanię sprzedażową, kiedy będziemy wiedzieli, do kogo konkretnie mówimy. Dobrze opisany i zawężony obszar działań to idealny punkt startowy do tworzenia nowoczesnych kanałów reklamowych i sprzedażowych. By dotrzeć do współczesnego klienta, nie wystarczy już zwykła reklama w gazecie, radio czy Internecie. Obecnie cały marketing opiera się na tworzeniu społeczności, więc wykorzystujmy takie narzędzia, jak media społecznościowe (przede wszystkim Facebook, Instagram, Twitter, Linkledn), blogi, vlogi oraz filmiki udostępniane w sieci.

Duże znaczenie ma także dobry plan biznesowy. Policz wszelkie koszty działalności (najlepiej nieco zawyżone – dla bezpieczeństwa), ale też przychody, jakie zakładasz. W tym może pomóc nieco podglądanie konkurencji, sprawdzanie ich cen i oferty, by łatwiej było obliczyć dobry biznesplan. Pomyśl też o tym, skąd można zdobyć pieniądze na rozkręcenie działalności. Z pewnością warto zajrzeć na strony urzędów i urzędów pracy, które oferują szereg programów dofinansowywania dla młodych biznesmenów ze środków unijnych, wspierających bezrobotnych, młode matki, osoby z niepełnym wykształceniem. Część z nich to programy zwrotne, część działa na zasadzie bardzo korzystnych pożyczek ze wsparciem ze strony państwa. Możliwości jest naprawdę wiele, wystarczy się rozejrzeć i popytać dookoła siebie.

Kolejny krok – rejestracja w CEIDG i inne formalności

Gdy już wiesz, co chcesz robić, dopracowałeś szczegóły kolejnych kroków w danej branży, czas na formalności. Jedną z najważniejszych jest rejestracja firmy w urzędzie – w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jednak, aby pojawić się w urzędzie i zarejestrować działalność gospodarczą, musimy wcześniej odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań dotyczących strony formalnej naszego przedsiębiorstwa.

Już w tym momencie pojawia się pierwsza „gwiazdka” – nie każda firma musi zostać zarejestrowana, a co z tym się wiąże – opodatkowana. Kiedy nie mamy takiego obowiązku? Jeśli zajmujemy się bardzo drobną działalnością, a nasze przychody nie przekroczą 50 procent płacy minimalnej. Wtedy mamy prawo prowadzić tzw. działalność nierejestrową i nie zgłaszać jej do urzędu. W każdym innym przypadku należy to zrobić.

Co trzeba wiedzieć, kiedy wybieramy się do urzędu, aby zgłosić działalność? Pierwsza ważna rzecz to forma opodatkowania. Przy rejestracji, oprócz wskazania formy opodatkowania, określisz również sposób płacenia zaliczek na podatek (miesięcznie albo kwartalnie). Od wyboru opodatkowania będzie również zależeć rodzaj księgowości twojej firmy. To ważna decyzja, bo od tego zależy, ile miesięcznie trzeba będzie płacić do państwowej kasy. Oczywiście najbardziej logicznym rozwiązaniem jest wybranie takiej formy opodatkowania, która pozwoli nam płacić możliwie najmniejsze podatki. Trzeba też pamiętać o tym, że raz wybranej formy płacenia podatków do fiskusa, nie zmienimy tak łatwo i można to zrobić tylko na określonych zasadach i w wyznaczonych przez urząd terminach.

Kolejna rzecz – data rozpoczęcia prowadzenia firmy. Nie musi być to koniecznie data wizyty w urzędzie, ale na przykład data późniejsza. Dlaczego to takie ważne? Zacznijmy dopiero, gdy będziemy mieli odpowiednie środki na jej prowadzenie, wyposażone biuro, odpowiednie meble biurowe i plan działalności firmy. Ponadto wraz z rejestracją przyjmujemy obowiązki przedsiębiorcy dotyczące m.in. opłacania składek ZUS. Prosty przykład: jeśli korzystamy z ulgi ZUS na start i założymy firmę na początku miesiąca, od tego momentu zacznie się liczyć okres 6 miesięcy bez składek ZUS na ubezpieczenia społeczne. Jeśli jednak zdecydujemy się założyć działalność w połowie miesiąca, to termin 6 miesięcznej ulgi zacznie płynąć dopiero od następnego, pełnego miesiąca. Zawsze to trochę mniej wydanych pieniędzy bez starty dla firmy!

Nazwę firmy już pewnie masz wybraną. Jednak warto upewnić się, że nikt inny nie będzie miał takiej samej, jak my. Dzięki temu unikniemy ewentualnych problemów i konfliktów w przyszłości, związanych ze znakiem towarowym czy zastrzeżeniem nazwy. Pomoże nam w tej sytuacji z pewnością wyszukiwarka internetowa, ale też sama instytucja CEIDG. Jeśli postawimy na prostą i dość powszechną nazwę, musi ona zawierać nasze imię i nazwisko, by odróżnić się od podobnych firm.

Z pewnością jest także oczywiste dla nas, czym zajmować się będzie nasza firma, jednak teraz nasz profil działalności należy odnaleźć na szerokiej mapie kodów PKD, czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności. We wniosku rejestracyjnym trzeba umieścić wszystkie kody, które mogą wiązać się z naszą działalnością. Czemu to aż tak ważne? Od tego będzie zależeć m.in. sposób opodatkowania oraz inne obowiązki (np. posiadanie kasy fiskalnej). I ostatnia sprawa przed założeniem firmy – sprawdźmy, który bank oferuje najlepsze warunki dla konta firmowego. Możemy używać prywatnego konta, ale oddzielne konto dla firmy jest znacznie wygodniejsze. Niektóre banki pozwalają zakładać konto firmowe przed rejestracją firmy. Gdy już je założymy, trzeba będzie zgłosić jego numer do urzędu.

Do rejestracji w CEIDG to wszystko wymienione powyżej wystarczy, jednak nie jest to jeszcze koniec naszej drogi przez formalności. Na naszą firmę i informacje o niej czekają również kolejne instytucje. Po pierwsze trzeba wybrać się do ZUS, by zgłosić do ubezpieczeń ZUS siebie, osoby współpracujące i pracowników. Jeżeli nasza firma jest spółką, konieczna będzie wizyta w obowiązującym nas urzędzie skarbowym. Tam musimy podać takie dane, jak m.in. adres działalności, miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Rejestrujemy też VAT, o ile nie zrobiliśmy tego podczas zapisu do CEIDG. W szczególnych wypadkach będzie potrzebna również rejestracja kasy fiskalnej (jeżeli będziemy zajmować się sprzedażą towarów osobom fizycznym) oraz uzyskanie koncesji albo wpisu do rejestrów działalności regulowanej.

Warto też poszukać dobrej księgowej, która zajmie się prowadzeniem naszych rachunków. Biur rachunkowych jest wiele, jednak warto postawić na kogoś sprawdzonego. Można poszukać opinii w Internecie, ale nic nie zastąpi poleceń wśród znajomych. Natomiast w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, polecamy szczególnie księgowość internetową. Odpowiednie programy i algorytmy poprowadzą nas „za rączkę”, co pozwoli nam uniknąć błędów i ewentualnych konsekwencji z nich wynikających. Jest to także rozwiązanie tańsze niż wynajmowanie księgowej.

Jak działać i przetrwać w biznesie?

Pracowitość to cecha każdego przedsiębiorcy mierzącego wysoko. Koniecznie ustalmy sobie założenie, ile dziennie będziemy w stanie przepracować nad sukcesem naszej firmy. Nie wolno też popadać w przesadę i pracować 24 godziny na dobę, ponieważ przepracowanie prowadzi do frustracji i na pewno nie wpłynie pozytywnie na Waszą działalność. Z pracowitością związana jest także wytrwałość, która przydaje się szczególnie w momentach zwątpienia i gorszych dni. Nie można poddawać się od razu po pierwszej porażce, ale wytrwale dążyć do założonego celu.

Do cech dobrego przedsiębiorcy trzeba też z całą pewnością zaliczyć odwagę, która pozwala realizować najbardziej śmiałe cele i nie bać się podejmowania decyzji. We własnej firmie to my jesteśmy sterem, żeglarzem i okrętem, więc każda decyzja i każdy krok zależy wyłącznie od nas. Z odwagą łączą się kolejne cechy, których nie może nam zabraknąć – to kreatywność i innowacyjność. Dzięki nim bardziej twórczo podchodzimy do zadań, wyzwań i ewentualnych problemów, z jakimi przyjdzie się nam zmierzyć na nierównej drodze przedsiębiorcy. To też możliwość tworzenia takich produktów czy usług, które będą wyprzedzały swój czas i dzięki temu będą znacząco wyróżniały się na rynku spośród innych podobnych. Nie zapominajmy też o takich podstawach, jak dobra organizacja pracy, umiejętność współpracy (dogadania się) z innymi czy zarządzanie czasem. Gdy to wyznaczamy zadania i realizujemy, musimy pilnie trzymać się założeń oraz ustalonego grafiku. Dlatego dobrze jest mieć w sobie również nutkę samokontroli, pozwalającej obiektywnie i bez emocji oceniać sytuację, w jakiej się znajdujemy.

Dobry przedsiębiorca nie zapomina o inwestycjach. Mogą być to inwestycje w siebie, czyli szkolenie, dobre książki czy udział w inspirujących konferencjach. Na pewno warto też podążać z duchem czasu i wymieniać sprzęt na nowszy, który usprawnia codzienną pracę.