Jeśli ktoś uważa, że praca w sekretariacie jest łatwa i przyjemna, po przeczytaniu tego artykułu nieco zmieni zdanie. Opisujemy bowiem, na czym polega i jakie są główne obowiązki osoby, która siedzi za biurkiem ustawionym przed samym wejściem do gabinetu prezesa lub dyrektora.
Reprezentowanie firmy
Na samym początku trzeba pamiętać, że pracownik sekretariatu jest wizytówką firmy. To z nim jako pierwszym mają styczność goście, którzy pojawiają się w jej siedzibie. Nie bez przyczyny osoba ta powinna wykazać się dobrą znajomością języków obcych, ale także terminowością, zaangażowaniem, komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą. Dzięki temu daje właściwe świadectwo o korporacji, dla której pracuje.
Prowadzenie sekretariatu
To najważniejsze zadanie pracownika, który wykazuje się przedstawionymi powyżej cechami. Musi on często w ramach swoich obowiązków przepisywać na komputerze korespondencję, sprawozdania i inne dokumenty zlecone przez szefa. Ponadto zobowiązany jest także do przygotowywania wymiany informacji w zakresie administracyjno-gospodarczej obsługi biura. Kolejnym jego zadaniem jest obsługa poczty. Jest on odpowiedzialny za jej przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie.
W parze z tymi czynnościami idzie także gromadzenie i przechowywanie wszelkiej możliwej dokumentacji niezbędnej dla właściwego funkcjonowania firmy. Musi być ona należycie zabezpieczona i magazynowana przez odpowiedni czas, aby wypełnić obowiązki spółki wobec instytucji, które mogą poddać ją kontroli. Do powinności sekretarza lub sekretarki należy także organizowanie różnego rodzaju zebrań i konferencji zarówno wewnątrz firmy, jak również z udziałem jej zewnętrznych partnerów.
Odpowiedzialność za funkcjonowanie biura
Żeby praca sekretariatu przebiegała płynnie i bez utrudnień, osoba, która się nim opiekuje, powinna zaopatrzyć biuro we wszelkie potrzebne materiały konieczne do jego sprawnego działania. Należą do nich przede wszystkim różnego rodzaju artykuły i materiały biurowe. To głównie akcesoria niezbędne do właściwego działania urządzeń takich jak drukarka czy faks.
Osoba ta powinna w pierwszej kolejności dbać zatem o dostępność papieru do drukarki, a także różnego rodzaju tuszy, które zapewnią ciągłość w pracy sprzętu biurowego. Dodatkowo częstym zadaniem pracownika sekretariatu jest dostarczanie swojemu szefowi określonej przez niego prasy, a także różnego rodzaju przedmiotów nietrwałych. Powinien także kontrolować systematycznych dostaw niezbędnych rzeczy, składających się na zaopatrzenie socjalne.
Ścisła współpraca z przełożonym
Pracownik sekretariatu jest najczęściej bezpośrednim pomocnikiem prezesa zarządu firmy. Wraz z nim ustala harmonogram każdego kolejnego dnia pracy, prowadzi rejestr spotkań, a także terminarz swojego szefa. Uzgadnia z nim działania, które muszą zostać podjęte w danym tygodniu roboczym oraz prowadzi rejestr zaplanowanych spotkań biznesowych.
Osoba ta dba także o organizowanie podróży służbowych zarówno członków zarządu, jak również innych pracowników firmy. W zakresie jej obowiązków leży także rezerwacja hoteli, jak również dopilnowanie formalności związanych z wynajmem samochodu w miejscu, w którym będzie odbywać się delegacja.
Bierze ona także czynny udział w przygotowaniach do wizyt gości ważnych dla strategii firmy. Dba o ich obsługę i właściwy przebieg spotkań. Stara się, aby nie zostały one zakłócone przez inne osoby, które w danym momencie chciałyby rozmawiać z przełożonym. Dodatkowo troszczy się także o to, aby gościom nie zabrakło poczęstunku i napojów. Dzięki temu dba o wizerunek firmy, dla której pracuje.
Z przytoczonych w artykule treści można wywnioskować, jak obszerny jest zakres obowiązków osoby pracującej w sekretariacie. To naprawdę ciężka i bardzo odpowiedzialna praca, która często bywa niedoceniana i przez niektórych lekceważona.
