Polskie przedsiębiorstwa wytwarzają w ciągu roku mnóstwo dokumentów. Jedne z nich są mniej istotne, drugie bardziej. Te kluczowe muszą być archiwizowane przez określony czas. Ma to służyć ewentualnym kontrolom ze strony różnych instytucji państwowych i firm audytorskich. Jakie sposoby przechowywania danych warto rozważyć?
Gromadzenie w siedzibie firmy
Całą najważniejszą dokumentację możemy gromadzić w biurze. Mając do dyspozycji specjalnie przeznaczone do tego szafy i sejfy, z powodzeniem będziemy przechowywać je tak długo, jak wymagają tego przepisy. Zapewne będą nam wtedy przydatne różnego rodzaju akcesoria biurowe. Najbardziej poręczne spośród nich to teczki i segregatory. Przydatne mogą okazać się także pojemne kartonowe pudła, które można właściwie opisać.
Dzięki temu będzie nam o wiele prościej poruszać się w dokumentach zawierających informacje z zakresu podatków, dostaw, a także wszelkiego rodzaju transakcji i wniesionych opłat skarbowych. W przypadku większych przedsiębiorstw – w których ilość dokumentacji musi być podzielona na odpowiednie działy – warto rozważyć dodatkową segregację. W tym przypadku należy przyjąć oznaczenia, które jednoznacznie wskażą, z jakimi dokumentami mamy do czynienia w każdej kolejnej teczce.
Jedne powinny zostać oznaczone jako materiały archiwalne, drugie jako te, które po wykorzystaniu można zniszczyć. Musimy jednak pamiętać o tym, że taki sposób archiwizacji wymaga niezwykłej skrupulatności. W przypadku nagromadzenia zbyt dużej ilości dokumentów, warto rozważyć ich digitalizację.
Magazynowanie w formie elektronicznej
By ustrzec się przed zbyt dużą ilością papierowych dokumentów, możemy zdecydować się na ich gromadzenie w postaci cyfrowej. Będzie nam do tego potrzebny jedynie dobrej jakości skaner. On pozwoli – bez pomocy ze strony specjalistycznych firm – na zamienienie wszystkich dokumentów na pliki elektroniczne.
Wtedy zostaną one spreparowane tak, aby możliwe było ich przechowywanie na dysku twardym komputera lub w tzw. „chmurze”. Warto zauważyć również, że niektóre programy księgowe i te, których najczęściej używamy w firmie, mają możliwość zapisywania danych w formie plików cyfrowych. Korzystając z tej opcji, będziemy mogli archiwizować zarówno księgi rachunkowe, listy płacowe, jak również sprawozdania finansowe czy kopie dokumentów kasowych.
Wtedy bez większych utrudnień możemy przejść przez najbardziej drobiazgowe kontrole ze strony stworzonych do tego instytucji. Warto wspomnieć także o tym, że od pewnego czasu weszły w życie regulacje dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego. One narzucają na polskie przedsiębiorstwa wprowadzenie takich rozwiązań w zakresie systemów ERP, które pozwolą na generowanie wszystkich tych danych, które są niezbędne do prowadzenia kontroli ze strony urzędu skarbowego.
W takiej sytuacji problem archiwizacji danych firmowych jest rozwiązany niejako odgórnie. Stanowi bowiem obowiązek właściciela firmy względem wszystkich instytucji kontrolujących jego działalność.
Outsourcing w zakresie archiwizacji dokumentów
Wszyscy dobrze zdajemy sobie sprawę z tego, że zlecanie pewnych zadań firmom zewnętrznym jest dzisiaj praktyką powszechnie stosowaną. Pozwala właścicielom firm na to, by w swojej pracy mogli skupić się tylko i wyłącznie na tym, co stanowi główne zadanie ich przedsiębiorstwa.
Wtedy mogą zlecić przechowywanie dokumentów i zarządzanie nimi tej instytucji, która jest wyspecjalizowana w tych czynnościach. Możemy mieć wtedy pewność, że to zadanie powierzyliśmy profesjonalistom, którzy zadbają o nasze interesy w tym zakresie. Wiadomo jednak, że na taki luksus mogą pozwolić sobie w większości tylko średnie i duże firmy.
Dla jednoosobowych i małych przedsiębiorstw może to wiązać się ze zbyt dużymi wydatkami. Na większą skalę jest jednak sposobem na zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i pieniędzy. Może bowiem okazać się, że zarządzanie dokumentacją jest tak czasochłonne, że nieopłacalne staje się zajmowanie się tym samodzielnie. Wtedy warto zlecić to sprawdzonym specjalistom.
Dzięki temu artykułowi możemy dowiedzieć się, w jaki sposób zadbać o archiwizację dokumentów firmowych. Metody te sprawdzają się od lat, więc z powodzeniem można im zaufać. To jedynie od nas zależy, jakie decyzje podejmiemy w tym zakresie.
