Prezesi firm z różnych branż odbywają często rozmaite podróże służbowe w kraju oraz po całym świecie. Ich delegacje niosą ze sobą wiele obostrzeń zarówno prawnych jak i finansowych. Departamenty księgowości muszą radzić sobie z prawidłowym księgowaniem kosztów ponoszonych w trakcie wyjazdów służbowych. Postaramy się nieco przybliżyć tę tematykę w tym artykule.
Zróżnicowane przepisy dotyczące podróży służbowych prezesa
Musimy zdać sobie sprawę z tego, że inaczej rozliczana będzie podróż osoby zarządzającej firmą w zależności od formy jej zatrudnienia. Może to być akt powołania przez odpowiedni organ, umowa o pracę, jak również umowa cywilnoprawna. Każdej z osób, niezależnie od formy współpracy z firmą przysługują pewne środki, jednak muszą zostać spełnione określone przez ustawodawcę warunki.
Trzeba również zdać sobie sprawę z tego, że koszty delegacji powinny zostać skodyfikowane i zapisane w umowie podpisanej z osobą pełniącą najwyższą funkcję w spółce. To ten dokument w dużej mierze reguluje kwestie związane z opisywanym tematem.
Koszty delegacji prezesa związane z podróżą i noclegami
Członek zarządu zatrudniony w firmie na podstawie umowy o pracę rozliczany będzie tak samo jak każdy inny pracownik zatrudniany na tych zasadach. W związku z tym będą przysługiwać mu diety, ryczałty i inne formy rozliczania wydatków, które będzie musiał ponieść. Warto zdać sobie sprawę z tego, że świadczenie z tytułu podróży służbowej stanowią przychód.
Jest on zwolniony z podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. W chwili, gdy pobyt poza firmą trwa dłużej niż dobę – należy zapewnić prezesowi nocleg. Kwota, którą można na to przeznaczyć wynosi do 600 złotych za noc. Koszty te będą jednak różnić się w zależności od kraju, do którego odbyto podróż.
Dzienna dieta powinna jednak wynieść wtedy 23 złote za dobę, choć wiadomo, że kwota ta może być zróżnicowana ze względu na odrębne przepisy. Dodatkowo przysługują w tym przypadku świadczenia z tytułu rozłąki i wiele innych kosztów. Zarządzający firmą rozliczany będzie także za używanie samochodu. Wtedy stawka wyniesie 0,7846 zł za każdy przejechany kilometr.
Rozliczanie podróży odbytej pociągiem lub komunikacją miejską
Wydawałoby się, że za podróżowanie tymi środkami transportu nie będzie podlegało odliczeniom, ale jest zupełnie inaczej. Bilet autobusowy, tramwajowy lub pociągowy może być w tym momencie traktowany jako faktura VAT. Można, posiłkując się nim, odliczyć wartość podatku w chwili, gdy trasa przejazdu wynosiła więcej niż 50 kilometrów. Wtedy na podstawie numeru NIP sprzedawcy można dokonać wszelkich formalności.
Delegacja prezesa i korzystanie z noclegów w krajach europejskich
Jeśli prezes w trakcie swojej podróży korzystał z różnych środków komunikacji, w tym przypadku obowiązuje zwrot poniesionych przez niego kosztów na zasadzie ryczałtu. Wtedy niepotrzebne są faktury potwierdzające wydatki.
Obowiązują wtedy stawki diet określone dla kraju w którym przebywał. Do wyliczonej kwoty, wraz z zapłatą za noclegi dolicza się także 20 procent stawki dziennej diety. Przykładowo za 7-dniowy pobyt w Niemczech firma poniesie koszt blisko 69 euro.
Delegacja prezesa w ramach podróży po Polsce
Jeśli prezes firmy wybrał się na służbowy wyjazd do jednego z polskich miast – w zależności od polityki przyjętej przez firmę – zostanie należycie rozliczony. Na przykład za czterodniowy pobyt w jednej z większych metropolii firma poniesie koszt 300 złotych. Wiadomo jednak, że kwota, która zostanie naliczona, zależeć będzie od dużej ilości zmiennych, które dla każdej firmy będą nieco inne.
Jak widać, rozliczanie prezesa firmy z odbywanych przez niego podróży nie jest sprawą prostą. Regulowane jest wieloma zróżnicowanymi przepisami i zapisami umowy podpisanej z osobą, która zarządza przedsiębiorstwem. Pamiętajmy o przestrzeganiu obowiązujących aktów prawnych, ponieważ w przeciwnym razie narazimy się na niepotrzebne problemy podczas ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego.