Każdy, kto chce korzystać z prywatnego samochodu na potrzeby firmy, musi prowadzić ewidencję pojazdu. Wówczas może wliczać jego użytkowanie w koszty przedsiębiorstwa. Trzeba też gromadzić wówczas informacje na temat przebiegu, czyli liczby przejechanych kilometrów. Co jeszcze trzeba wiedzieć o tak tworzonej dokumentacji?
Kto ma obowiązek tworzenia „kilometrówki”?
Rejestrowanie przejechanych kilometrów potrzebne jest w celach obliczania podatku dochodowego. Dotyczy jednak tych pojazdów, które nie stanowią środków trwałych prowadzonego przedsiębiorstwa. Warto jednak pamiętać, że wyliczenia tworzone przez właściciela firmy muszą mieścić się w określonych przepisami ramach.
Są nimi limity, które stanowią kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów i stawki za przejechanie jednego kilometra. Jej wysokość każdorazowo określa właściwy minister odpowiedzialny za tworzenie wspomnianych regulacji. Warto jednak uświadomić sobie, że faktyczny kilometraż ustalany jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
To na jej podstawie możliwe staje się rozliczanie wydatków poniesionych na paliwo, wymianę części czy płynów eksploatacyjnych. Wówczas można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Z przytoczonych faktów wywnioskować można, że opisane tu przepisy dotyczą każdego, kto korzysta z auta będącego własnością właściciela, jednego z jego pracowników czy własności osoby trzeciej (wypożyczalni lub banku).
Warto wiedzieć, że obowiązek, o którym mowa, ciąży też na osobach, które chcą otrzymać zwrot 100% podatku VAT za zakup samochodu o masie do 3,5 tony. Zasady korzystania z tego przywileju szczegółowo określają odrębne przepisy.
Kto nie musi prowadzić dokumentacji?
Jeśli właściciel firmy rozlicza się w formie ryczałtu za wydatki ponoszone na rzecz pracownika, nie musi tworzyć dokumentacji samochodu. Trzeba przy tym pamiętać, że zapis ten obowiązuje przedsiębiorcę, którego podwładni używają samochodu na potrzeby wykonywania pracy. Wówczas nie jest dla nich kosztem wyjazd w celu odbycia podróży służbowej.
Podobne uwarunkowania dotyczą jazdy lokalnej, której wartość (koszty poniesione w czasie jazdy) przekracza wysokość miesięcznego ryczałtu. Opisywane w artykule przepisy nie stanowią wymogu dla osób korzystających z pojazdów samochodowych na podstawie umowy leasingu. Trzeba przy tym zaznaczyć, że mogą to być tylko dwa rodzaje finansowania zakupu auta – leasing operacyjny i kapitałowy.
To podstawowy wymóg ustawodawcy, który zwalnia przedsiębiorcę z prowadzenia opisywanej dokumentacji. W innym przypadku jest to obowiązek. Co ciekawe, z konieczności prowadzenia ewidencji wyłączeni są właściciele ciężarówek. Ich używanie może być w pełni wliczone w koszty uzyskania przychodu.
Jak wygląda właściwie prowadzona ewidencja?
Wiadomo już, że samochód niewykazany w majątku firmy może być prowadzony przez przedsiębiorcę lub jego pracowników. Ważne jest przy tym, by z końcem każdego miesiąca w odpowiednio spreparowanym dokumencie widniał podpis właściciela firmy.
Zrozumiałe jest również to, że ustawodawca ustalił podstawowe wymogi dla omawianego dokumentu. Musi on zawierać dane osoby korzystającej z pojazdu (nazwisko, imię i adres zamieszkania). Ponadto należy umieścić w zapiskach informacje o numerze rejestracyjnym i pojemności silnika.
Należy również uwzględnić opis pokonywanej trasy, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu. Pewne jest, że konieczne staje się uwzględnienie faktycznie przejechanego dystansu wraz z zapisem dotyczącym stawki za pokonanie jednego kilometra.
Wymogiem jest również to, by w zapiskach umieścić wyliczoną kwotę będącą iloczynem liczby przejechanych kilometrów i opłaty za każdy jeden z nich. Całość takiego raportu powinna być zwieńczona podpisem podatnika wraz z jego danymi. Trochę inaczej wyglądają kolejne informacje, które muszą być zawarte w celu odliczeń podatku VAT.
Wówczas oprócz numeru rejestracyjnego pojazdu należy umieścić dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji. Obowiązkiem jest też wpisanie stanu licznika w momencie rozpoczęcia i ustania takiego raportowania. Ponadto należy zawrzeć wszystkie te informacje, które opisano powyżej.
Przepisy dotyczące rejestrowania użytkowania samochodu na potrzeby firmy są regulowane prawnie. Zmieniane są przez odpowiedniego ministra i dotyczą określonej grupy przedsiębiorców. Warto mieć tego świadomość, zanim podejmie się decyzję o wykorzystywaniu własnego auta na potrzeby prowadzonej działalności.
Bardzo pomocne w zakresie ewidencjonowania pojazdu w firmie są również aplikacje internetowe, takie jak www.e-kilometrowka.pl