Polskie prawo podatkowe dąży z mniejszą bądź większą skutecznością do wprowadzenia kas fiskalnych niemal do każdego rodzaju działalności gospodarczej. Jeżeli rozpoczynasz własną działalność gospodarczą koniecznie sprawdź, czy musisz kupić kasę fiskalną i używać jej na co dzień.
Prowadząc własny biznes na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności, a także rolników ryczałtowych istnieje wymóg ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Również przedsiębiorcy, którzy między innymi świadczą usługi przewozów pasażerskich samochodowych regularnych i nieregularnych, przewozów osób i towaru taksówkami, sprzedają sprzęt radiowy, telewizyjny, telekomunikacyjny, fotograficzny i wielu innych mają obowiązek stosowania urządzeń, jakimi są kasy. Pełną listę działalności gospodarczych, w których kasa fiskalna jest obowiązkowa można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Czym powinniśmy się kierować podczas zakupu kasy fiskalnej
Sposób i formę zapisywania kopii paragonów
Ważne jest czy jest to forma elektroniczna, czy może papierowa. Tradycyjne kasy fiskalne zapisują kopię paragonu na papierze. Posiadają one często dwie rolki papieru, gdzie jedna przeznaczona jest na paragon dla klienta, a druga dla Urzędu Skarbowego. Kasy z elektroniczną kopią paragonu posiadają tylko jedną rolkę papieru, a kopia paragonu zapisywana jest elektronicznie na wbudowanej zewnętrznej pamięci (zazwyczaj poprzez kartę SD). Każdy przedsiębiorca powinien pamiętać, że obowiązek przechowywania zadrukowanych rolek papieru (przez 5 lat podatkowych) ciąży na podatniku. Dodatkowo musi on zapewnić ich czytelność, a w razie jakiejkolwiek kontroli Urzędu Skarbowego ma on obowiązek je udostępnić. Obecnie istnieje możliwość tworzenia elektronicznej kopii paragonu - eliminuje to konieczność ich fizycznego przechowywania, a także obniża koszty eksploatacji urządzenia o około 30% w porównaniu z kasą tradycyjną.
Ilość towarów, które można zaprogramować w kasie
Wybrany model pozwala nam na wprowadzenie ściśle określonej ilości towarów zwanej kodami PLU. Każdy przedsiębiorca powinien wybrać takie urządzenie, które posiada bazę towarową większą o 30% od tej, którą chce na kasie zaprogramować. Podczas eksploatacji kasy, do oferty przedsiębiorstwa mogą wejść nowe produkty, czy to usługi, a pojemność kasy pozostaje niezmienna.
Wydajność baterii
Przed zakupem kasy fiskalnej należy sprawdzić, jaką wydajność ma akumulator, a także jaki rodzaj jest w niej zastosowany. Wszystkie kasy fiskalne dopuszczone do użytku w Polsce, według rozporządzenia Ministra Finansów, muszą mieć wbudowany akumulator, umożliwiający wydruk ok. 200 paragonów bez konieczności podłączenia do zasilania. Decydując się na zakup urządzenia, trzeba wziąć pod uwagę to jak kasa będzie użytkowana i gdzie. Kasy mobilne są wyposażone w bardziej wydajne akumulatory, które umożliwiają wydruk nawet 4000 paragonów bez konieczności podłączenia do zasilania. Istotne są również parametry atmosferyczne, w jakich urządzenie będzie pracować.
Kompatybilność kas fiskalnych
Jeżeli zdecydujemy się połączyć działanie kilku innych urządzeń takich jak komputer czy czytnik kodów kreskowych, należy zwrócić uwagę na to, czy wybrana przez nas kasa posiada taką możliwość. Nawet jeśli w momencie zakupu urządzenia nie mamy potrzeby jej integracji z innym sprzętem, w przyszłości możemy zechcieć rozbudować ją o dodatkowe moduły. Warto zastanowić się, czy taka funkcjonalność będzie dla nas istotna, jak nie niezbędna już na samym początku.
Należy uświadomić sobie, że kasa fiskalna niesie korzyści nie tylko Urzędom Skarbowym, które mogą za ich pomocą kontrolować operacje handlowe, ale przede wszystkim przedsiębiorcom. Dzięki temu firma ma regularny wgląd w stan magazynowy, stan towarów na półkach, czy prace sprzedawców. Zanim zakupimy pierwszą lepszą kasę fiskalną, zastanówmy się czego tak naprawdę szukamy, a także na jak długo. Istotna jest specyfika branży, w której działa dane przedsiębiorstwo. Należy również wziąć pod uwagę cenę urządzenia, a także parametry techniczne, które mogą usprawnić eksploatację maszyny oraz przyszłą pracę. Odpowiednio dobrana kasa będzie nam służyć przez wiele lat, dlatego warto dokładnie przemyśleć decyzję o zakupie konkretnego modelu.
