Wielu z nas zetknęło się już z pracownikami firm telemarketingowych. Na rynku powstaje ich coraz więcej, gdyż duże korporacje potrzebują tego rodzaju wsparcia. Pozwala ono na obsługę klientów banków, sieci komórkowych czy firm ubezpieczeniowych. Każda osoba przedsiębiorcza może zdecydować się na otwarcie takiej działalności gospodarczej. Musi jednak pamiętać, że to wyzwanie niełatwe. W jaki sprzęt musi zainwestować?
Komputery umożliwią konsultantom wykonywanie pracy
Wiadomym jest, że przedsiębiorstwo zajmujące się telefoniczną obsługą klientów nie może obyć się bez komputerów. Kwestią pozostaje jedynie to, ile maszyn powinno znaleźć się w hali, gdzie pracują konsultanci. Wybór ten nie jest rzeczą łatwą, ale wielu specjalistów zaleca, by minimalna ilość stanowisk roboczych oscylowała wokół dziesięciu. Wiadomo jednak, że im większa kampania – tym większe zapotrzebowanie na ludzi i sprzęt.
Wielu początkujących przedsiębiorców decyduje się w tym zakresie na zakup komputerów poleasingowych – są odpowiednio przygotowane, możliwie niezawodne i objęte gwarancją. Nie zapomnijmy jednakże o tym, iż do zestawu musimy także dokupić dobrej jakości, sprawdzone słuchawki ze zintegrowanym mikrofonem. To najlepsze rozwiązanie dla pracujących w firmie ludzi.
System call center zapewni szybki przepływ informacji
Trzeba zdać sobie sprawę z tego, że komputer bez odpowiedniego oprogramowania będzie bezużyteczny w firmie, o której mowa. Dlatego też należy zaopatrzyć się w programy komputerowe, które gromadzić będą wszystkie niezbędne informacje. Muszą zatem być zbudowane tak, aby nie tylko rejestrować rozmowy, ale móc też równocześnie raportować pracę każdego z konsultantów.
Dodatkowo oprogramowanie to musi być o tyle rozbudowane, by zbierać informacje z różnych źródeł (nie tylko rozmowy telefoniczne, ale także wysyłane przez pracowników maile). W ten sposób będzie można, dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu, zaspokoić wszystkie potrzeby firmy.
Predictive Dialing System usprawni pracę konsultantów
Opisywane tu oprogramowanie dostosowane jest do pracy agentów. Wyposażone jest w tryb wybierania numerów, który zapamiętuje nie tylko tempo wykonywania połączeń, ale również dostępność kolejnych konsultantów. Samodzielnie wybiera najlepszy moment wydzwaniania do następnych klientów z listy kontaktów. Następuje on wówczas, gdy prawdopodobnie jeden z agentów powinien być dostępny. Dzięki temu zachowana jest ciągłość w nieustannym nawiązywaniu nowych rozmów telefonicznych.
Interactive Voice Response usprawni pracę
Systemy klasy IVR mogą znacznie usprawnić pracę konsultantów. Pozwalają na polepszenie jakości obsługi klienta. Skonstruowane są tak, by kierować jego zapytania dokładnie do tego działu, który odpowiedzialny jest za dane zagadnienie. Dają też możliwość zastosowania wielu innych, przydatnych i wygodnych dla klienta funkcji, dzięki czemu jego problemy rozwiązywane są zdecydowanie sprawniej i bardziej profesjonalnie.
System bilingowy pozwoli na kontrolę transakcji
Wiadomo, że podstawowym zadaniem call center jest zarabianie pieniędzy. Najlepiej, aby przepływało ich przez firmę jak najwięcej. Żeby ten proces był jednak możliwie jak najbardziej bezproblemowy i poukładany, musi być sterowany za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Będzie ono dbało o generowanie dokumentów klientów, naliczanie obciążeń na ich rzecz, monitorowanie płatności i ich windykację. To jedyny sposób na prowadzenie księgowości firmy w sposób racjonalny i jak najbardziej przejrzysty.
Serwery i UPS zapewnią bezpieczne gromadzenie danych
Praca w firmie telemarketingowej wiąże się z gromadzeniem ogromnych ilości danych. Na serwery, którymi dysponuje przedsiębiorstwo, będą spływać zarówno nagrane konwersacje, jak również wykazy rozmów i wszelkiego rodzaju niezbędne dokumenty. Wszystkie te pliki potrzebują odpowiedniej ilości miejsca na dyskach twardych. Stąd też potrzebne są szybkie serwery, które spełnią wymagania osób zarządzających firmą.
By jednak były one spokojne o bezpieczeństwo informacji, muszą kupić odpowiednie oprogramowanie chroniące dane przed wykradzeniem. Ważne jest także to, aby zapewnić całemu oprzyrządowaniu płynne, nieprzerwane działanie. Stąd też niezbędny jest zakup zasilaczy awaryjnych UPS. One, w zależności od wybranego typu, podtrzymają pracę urządzeń wtedy, gdy zawiedzie instalacja elektryczna znajdująca się w budynku.
Prowadzenie działalności w zakresie telemarketingu może być bardzo dochodowe, ale nie jest proste. Wymaga, jak pokazaliśmy, wielu różnorodnych sprzętów. Wiadomo jednak, że decydując się na nie, zdołamy zbudować profesjonalną firmę zajmującą się telefoniczną obsługą klienta.